Le plan de gestion de crise est l’un des documents les plus importants pour toute entreprise. Ce document peut aider à atténuer ou à résoudre les situations d’urgence qui pourraient arriver à une entreprise. Il doit toujours être mis à jour et révisé afin qu’il reste à jour par rapport aux besoins actuels et aux risques auxquels l’entreprise est confrontée.
Les éléments essentiels de tout plan de gestion de crise sont : Politiques, procédures, formation, stratégie de communication, plan de communication de crise, politique d’allocation des ressources, structure de l’équipe de reprise après sinistre.
Il existe de nombreux types d’événements d’urgence qui pourraient se produire et qui nécessiteraient une réponse de l’entreprise, notamment les catastrophes naturelles telles que les ouragans et les tremblements de terre, les catastrophes d’origine humaine telles que les attaques terroristes, les pandémies comme le SRAS, les défaillances technologiques, etc. Le type spécifique d’événement dictera la mise en place d’un plan de gestion de crise, de procédures, de formations et de stratégies de communication serait la plus efficace.
La planification de la gestion de crise doit se faire régulièrement pour vérifier qu’elle est à jour par rapport aux risques et aux besoins actuels de l’entreprise. Le profil de risque d’une entreprise peut changer au fil du temps. Par exemple : les nouveaux employés qui ne savent pas comment gérer certains types d’urgences et donc ne suivent pas le plan de gestion de crise existant.
Qu’est-ce qu’un plan de gestion de crise et pourquoi en avez-vous besoin ?
Un plan de gestion de crise est un document qui aide une entreprise à faire face aux urgences. Les urgences peuvent aller d’une catastrophe naturelle à une violation de données. Un plan de gestion de crise comprend des politiques et des procédures qui peuvent aider à atténuer les effets d’une urgence. Il est important pour les entreprises de disposer d’un plan de gestion des crises afin de pouvoir réagir rapidement et efficacement à toute urgence.
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les entreprises ont besoin d’un plan de gestion des crises. Premièrement, les urgences peuvent avoir un impact majeur sur les entreprises. Une catastrophe naturelle, par exemple, peut perturber les opérations et causer des dommages importants. Deuxièmement, les entreprises peuvent être tenues responsables des dommages causés par les urgences. Par exemple, s’il y a une violation de données, l’entreprise peut être poursuivie pour les dommages causés par la violation. Enfin, disposer d’un plan de gestion de crise permet de protéger la réputation de l’entreprise. La crédibilité d’une entreprise dépend de la façon dont elle réagit à une urgence. Si elle prend les mesures appropriées, les gens croiront qu’elle est digne de confiance et fiable.
Si vous n’avez pas de plan de gestion de crise pour votre entreprise, il vous en faut un !
Les éléments essentiels de tout plan de gestion des crises
- Déterminer qui est responsable
- Définir l’urgence
- Élaborer un plan de communication
- Créer un plan d’intervention
- Évaluer les dommages et prendre des mesures
- Surveiller la situation
- Révisez et mettez à jour le plan régulièrement
Pourquoi mettre régulièrement à jour votre plan de gestion des crises
L’un des aspects les plus importants d’un plan de gestion de crise est qu’il doit être mis à jour régulièrement. C’est important car les situations d’urgence peuvent évoluer rapidement et le plan doit pouvoir s’adapter à ces changements. Le plan doit également être mis à jour pour refléter les risques actuels auxquels l’entreprise est confrontée.
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous devez mettre à jour votre plan de gestion des crises. Tout d’abord, les situations d’urgence peuvent changer rapidement. Une catastrophe naturelle, par exemple, peut causer plus de dommages que prévu ou de nouvelles menaces peuvent apparaître. Le plan doit pouvoir s’adapter à ces changements. Deuxièmement, les entreprises sont confrontées à des risques différents aujourd’hui de ceux du passé. Un plan de gestion de crise élaboré il y a des années peut ne plus être pertinent aujourd’hui. Troisièmement, la technologie a évolué de façon spectaculaire ces dernières années et ce doit être reflétée dans le plan de gestion de crise.
Comment créer un document réalisable et efficace en fonction du profil de risque de votre entreprise
Lors de la création d’un plan de gestion de crise, il est important d’adapter le plan aux risques spécifiques de votre entreprise. Chaque entreprise est confrontée à des risques différents et il est important de disposer d’un plan qui tienne compte de ces risques. Il existe plusieurs étapes que vous pouvez suivre pour créer un plan de gestion de crise réalisable et efficace pour votre entreprise.
1. Évaluer le profil de risque de votre entreprise
La première étape consiste à évaluer le profil de risque de votre entreprise. Cela implique d’examiner les différents types d’urgences qui pourraient affecter votre entreprise et d’évaluer la probabilité que ces urgences se produisent. Il est également important d’identifier l’impact potentiel de ces urgences sur l’entreprise.
2. Élaborer des politiques et des procédures
Une fois que vous avez évalué le profil de risque de votre entreprise, vous devez élaborer des politiques et des procédures qui peuvent être utilisées pour répondre à ces risques. Ces politiques et procédures doivent être documentées et elles doivent couvrir les points suivants :
- La communication pendant une urgence
- Décider quand évacuer le bâtiment
- Comment les employés peuvent signaler les urgences
- L’élimination des matériaux sensibles ou dangereux
- L’accès aux ressources telles que les entrepreneurs, les vendeurs et les fournisseurs
- Décrire comment votre entreprise va gérer une crise
- Comment hiérarchiser les responsabilités
3. Mettre en œuvre et tester le plan
Il existe de nombreuses façons différentes de mettre en œuvre et de tester votre plan de gestion des crises. Vous pouvez, par exemple, organiser un exercice ou une simulation d’urgence. Au cours de cet exercice, les employés joueront un scénario impliquant une urgence potentielle. Cela aide les employés à comprendre les rôles et les responsabilités qui leur incombent en cas de crise. Vous pouvez également engager une tierce partie pour effectuer une évaluation complète de votre plan actuel. L’objectif de cette évaluation est d’identifier les éventuelles lacunes ou failles du plan.
4. Maintenez votre plan à jour
Comme mentionné précédemment, il est important que vous mettiez à jour votre plan de gestion de crise à mesure que les risques et les besoins de l’entreprise évoluent. Cela signifie que votre plan doit être révisé régulièrement pour s’assurer qu’il est toujours pertinent par rapport à la situation actuelle de votre entreprise. S’il y a de nouvelles urgences ou menaces qui pourraient avoir un impact sur votre entreprise, comme un paysage politique changeant, vous devriez mettre à jour le plan de gestion des crises pour refléter ces changements.
Les politiques, procédures et plans doivent être clairs pour chaque employé afin qu’il connaisse son rôle lors d’un événement d’urgence. L’entreprise doit également s’assurer que tous les employés ont reçu une formation sur la façon de réagir de manière appropriée dans certaines situations d’urgence. Les employés doivent savoir quel type d’information il est approprié ou non de partager avec le public pendant une crise. Les employés doivent également savoir comment faire leur part pour minimiser les effets des urgences telles qu’une marée noire. Sans une formation adéquate, les employés peuvent aggraver la situation de l’entreprise en manipulant mal des informations sensibles ou en essayant de régler une urgence sans la permission de la direction supérieure.
En élaborant et en mettant en œuvre un plan de gestion de crise, les entreprises peuvent se protéger contre de graves dommages. Le plan doit inclure une stratégie d’intervention d’urgence claire et tous les employés doivent être formés à la conduite à tenir dans diverses situations. Un plan de gestion de crise peut aider une entreprise à mieux gérer les crises avant, pendant et après un événement d’urgence.